【Power Automate Desktop】特定のファイルをコピー・Excel管理表でファイルの有無を自動化チェック

この記事では、Power Automate Desktop（以下、PAD）を使って、特定のファイルを別フォルダーへコピーし、Excel管理表でファイルの有無をチェックするフローができたので紹介します。

例えば、毎月発生する請求書や明細書の格納作業、入社・退職する人が提出した書類を集める作業など、条件に合うファイルを探して整理・管理する業務に活用できます。

事前にフォルダー構成やファイル名の付け方を統一しておく必要はありますが、「毎月同じ作業をする」「集めるファイルが多い」場合には、とても便利なフローです。

全体の流れ

今回の例は、

• 請求書フォルダーの中にある各顧客フォルダーから「請求書」と「明細書」をコピーして、「今月の請求書」フォルダーへ格納する
• 集めた「請求書」と「明細書」が顧客ごとにあるかどうかをExcel管理表にチェックする

という２つの作業をPADで自動化していきます。

全体のフローは下図のようになります。

対象ファイルをコピーして別フォルダに格納

まずは、対象となるファイルをコピーするPADフローを作成します。

1．フォルダーの選択ダイアログを表示

「フォルダーの選択ダイアログを表示」アクションを使用します。

今回は「フォルダーの選択ダイアログを表示」を使用していますが、フォルダーパスを直接指定する方法などもあります。
ご自身の環境や使いやすさに合わせて設定してください。

項目	選設定
ダイアログの説明	任意で名前をつける
初期フォルダー	選択するフォルダを探しやすい場所（親フォルダーなど）を指定
フォルダー選択ダイアログを常に手前に表示する	ON
生成された変数	SelectedFolder
	ButtonPressed　※今回は使いません

2．フォルダー内のファイルを取得

次に、「フォルダー内のファイルを取得」アクションを使用します。

項目	設定
フォルダー	%SelectedFolder%
ファイルフィルター	*.*
サブフォルダを含める	ON
生成された変数	Files

今回のフォルダー構成では、請求書フォルダ（%SelectedFolder%）の中に顧客ごとのフォルダー（A社、B社など）があるため、「サブフォルダーを含める」を「ON」にしています。

ファイルフィルターは、ファイル名や拡張子を限定せず、フォルダー内のファイルを取得する設定にしています。
Excelファイルに限定したい場合は「.xlsx」、PDFに限定したい場合は「.pdf」など、必要に応じて変更してください。

3．For eachとIfの設定

次に、For eachとIfを使って、条件に一致するファイルだけをコピーする処理を繰り返すフローを作成します。

For each

For eachでは、取得したファイルを1つずつ取り出して処理します。

項目	設定
反復処理を行う値	%Files%
保存先	CurrentItem

CurrentItemには、For eachで現在処理しているファイルが格納されます。
「格納」という言葉が分かりづらい場合は、後で使えるようにファイルの情報を「Files」という名前で記録しておくというイメージで大丈夫です。

If→ファイルのコピー

次に、ファイル名に「請求書」という文字が含まれているかを確認します。「請求書」が含まれていれば、そのファイルを指定したフォルダーへコピーします。

項目	設定
最初のオペランド	%CurrentItem.Name%
演算子	次を含む
2番目のオペランド	請求書
大文字小文字を区別しない	任意

次にファイルのコピーアクションを使用します。

項目	設定
コピーするファイル	%CurrentItem%
宛先フォルダー	コピー先のフォルダパスを入力
ファイルが存在する場合	任意　※ここでは「何もしない」を選択
生成された変数	CopiedFiles

「ファイルが存在する場合」の設定は、運用に合わせて「何もしない・上書き」などから選択してください。

Else if→ファイルのコピー

「請求書」に該当しない場合は、「明細書」という文字が含まれているかを確認します。

「明細書」が含まれていれば、同じように指定したフォルダーへコピーします。

項目	設定
最初のオペランド	%CurrentItem.Name%
演算子	次を含む
2番目のオペランド	明細書
大文字小文字を区別しない	任意

先ほどの請求書の場合と同様に、この後に「ファイルのコピー」アクションを追加します。

これで、「請求書」または「明細書」のファイルだけを指定したフォルダーへコピーするフローが完成しました。

Excel管理表でファイル有無のチェックを自動化

次に、コピーしたファイルを確認し、Excel管理表にチェックを入れるフローを作成します。

作業を始める前に、上図のような管理表を作っておきます。

今回は、A列に顧客名を入れ、B列を「請求書」、C列を「明細書」としています。

PADでは、

• 顧客Aの請求書があれば「請求書」のセルに「○」
• 顧客Aの明細書があれば「明細書」のセルに「○」
• ファイルがなければ空白

という処理を、顧客ごとに自動で行います。

1．Excelを起動してデータを読み取る

まずは、Excel管理表を起動して、管理表のデータをPADで扱えるように変数へ格納します。

1. Excelの起動
2. Excel ワークシートから読み取る

① Excelの起動

Excel管理表を指定して起動します。

項目	設定
Excelの起動	次のドキュメントを開く
ドキュメントパス	Excel管理表のパスを入力
インスタンスを表示する	任意　※画面上に表示させたい場合はON
読み取り専用として開く	OFF
生成された変数	Excellnstance

② Excelワークシートから読み取る

次に、Excel管理表のデータを読み取り、後で使用できるようにデータテーブルとして変数に格納します。

項目	設定
Excelインスタンス	%Excellnstance%
取得	ワークシートに含まれる使用可能なすべての値
セルの内容を取得する形式	入力された値
範囲の最初の行に列名が含まれています	ON
生成された変数	ExcelData

2．ファイルを判定し、Excel管理表にチェックするフロー

ここからは、For eachとIfを使って、コピーしたファイルを1つずつ確認していきます。

① フォルダー内のファイルを取得

まず、コピーしたファイルを後で使用できるように「Files2」という変数に格納します。

項目	設定
フォルダー	コピー先のフォルダを設定
ファイル フィルター	*
サブフォルダーを含める	OFF
生成された変数	Files2

ファイルフィルターは「*」として、ファイルの種類を限定せず、フォルダー内のファイルを取得する設定にしています。特定の拡張子に限定したい場合は、「.xlsx」「.pdf」など、必要に応じて変更してください。

② For each

For eachを使って、コピー先フォルダーのファイルを1つずつ取り出して処理します。

項目	設定
反復処理を行う値	%Files2%
保存先	CurrentItem2

③ テキストの分割

取り出したファイル名を「_（アンダーバー）」で分割します。

項目	設定
分割するテキスト	%CurrentItem2.Name%
区切り記号の種類	カスタム
カスタム区切り記号	_
正規表現である	OFF
生成された変数	TextList

例えばファイル名が、「A社_請求書202608.xlsx」の場合、「_」で分割すると、以下のようになります。

• TextList[0]→A社
• TextList[1]→請求書202608.xlsx

このようにして、ファイル名から顧客名や書類の種類を取り出せるようにします。

④ If→変数の設定

次に、ファイル名に「請求書」という文字が含まれているかを確認します。

「請求書」が含まれていれば、Excel管理表の「請求書」列を示す「2」を、ColumnNoという変数に格納します。

項目	設定
最初のオペランド	%CurrentItem2.Name%
ファイルフィルター	次を含む
サブフォルダを含める	請求書
大文字小文字を区別しない	OFF（任意）

次に変数の設定アクションを使用します。

項目	設定
変数	%ColumnNo%
値	2

この「2」は、Excel管理表の２列目（B列）を表します。

⑤ Else if→変数の設定

画像は省略しますが、ここではElse ifアクションを追加し、「請求書」に該当しない場合は、「明細書」という文字が含まれているかを確認します。

もし「明細書」が含まれていれば、変数の設定アクションでColumnNoに「3」を格納します。

Else ifの設定は次のように設定します。

項目	設定
最初のオペランド	%CurrentItem2.Name%
ファイルフィルター	次を含む
サブフォルダを含める	明細書
大文字小文字を区別しない	OFF（任意）

「変数の設定」アクションは次のように設定します。

項目	設定
変数	ColumnNo
値	3

この「３」は、Excel管理表の３列目（C列）を表します。

このように書類の種類に応じて、後で「どの列に○を入力するか」をColumnNoに記録しておきます。

⑥ 変数の設定

次に、Excel管理表の何行目から確認するかを指定します。

今回の管理表では、1行目に「顧客名・請求書・明細書」の項目名が入っていて、顧客名を確認するのは2行目からです。

そこで、RowNoに「2」を設定します。

項目	設定
変数	RowNo
値	2

⑦ For each

ここでは、Excel管理表を上から順番に確認し、ファイル名から取得した顧客名と一致する行を探します。

項目	設定
反復処理を行う値	%ExcelData%
保存先	CurrentRow

⑧ If→Excelワークシートに書き込む

CurrentRow[0]には、Excel管理表のA列にある顧客名が入っています。一方、TextList[0]には、ファイル名から取得した顧客名が入っています。

この2つが一致した場合に、ColumnNoで指定した列へ「○」を入力します。

項目	設定
最初のオペランド	%CurrentRow[0]%
演算子	と等しい（=）
2番目のオペランド	%TextList[0]%

Excelワークシートから読み取るアクションで、「範囲の最初の行に列名が含まれています」をONにしているため、Excelの1行目は「顧客名・請求書・明細書」などの項目名として扱われます。

そのため、CurrentRow[0]は、実際の顧客データである2行目以降のA列を表します。

 Excelワークシートに書き込む

項目	設定
Excelインスタンス	%ExcelInstance%
書き込む値	◯
書き込みモード	指定したセル上
列	%ColumnNo%
行	%RowNo%

この後に、「ループを抜ける」アクションを追加すると、顧客名が一致した後にExcelの残りの行を確認する必要がなくなるため、処理時間を短縮できます。

⑨ 変数を大きくする

Excel管理表の現在の行を確認したら、次の行を確認するためにRowNoを1つ増やします。

項目	設定
変数	%RowNo%
大きくする数値	1

⑩ Excelを閉じる

最後に、Excel管理表を保存して閉じます。

項目	設定
Excelインスタンス	%ExcelInstance%
Excelを閉じる前	ドキュメンを保存

以上で、フローは完了です。

あとは、完了したことが分かるように任意で「メッセージを表示」のアクションを追加してみてください。

まとめ

今回は、PADで対象ファイルをコピーする方法と、Excel管理表にファイルの有無を記録する方法を紹介しました。

ただ、今回のフローを使うには、事前にファイル名の付け方を統一しておく必要があります。
そのため、社内でファイル名のルールを決めるなど、事前の調整が必要になるかもしれませんが、一度仕組みを整えてしまえば、その後のファイル整理やチェック作業を効率化できます。

手動で作業すると、ファイルの数が多いほど「どこまでコピーしたか分からない」といったことが起こりやすく、地味に手間や疲労もかかります。

今回のPADフローを使えば、自動で条件に合うファイルをコピーし、その結果をExcel管理表にも記録できるので、アレンジしてぜひ活用してみてください。